Informativa sul trattamento dei dati personali

Titolare del trattamento è il soggetto che ha richiesto la firma: è il soggetto che ti ha richiesto la firma e che decide finalità e modalità del trattamento. È a lui che ti rivolgi per esercitare i tuoi diritti, e i suoi recapiti sono indicati nella comunicazione con cui hai ricevuto la richiesta di firma e nelle condizioni che ti sono state mostrate.

Il fornitore della soluzione tecnica con cui la firma è realizzata tratta i dati esclusivamente per conto del Titolare, in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, sulla base di un accordo scritto che ne vincola le istruzioni.

L'eventuale nomina di un responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) è una scelta del Titolare: se ne ha nominato uno, i suoi recapiti sono resi noti dal Titolare stesso.

Per ogni firma: nome, indirizzo email e, se usato per l'invio del codice, numero di telefono; la data e l'ora di ciascun passaggio; l'indirizzo IP e il tipo di dispositivo e browser; l'esito dei codici di verifica inviati; il documento che firmi e l'immagine della firma che tracci.

In più, solo per la Firma Elettronica Avanzata: l'immagine del tuo documento d'identità (fronte e retro), un tuo scatto del volto, un breve video per la verifica della presenza dal vivo, il testo estratto automaticamente dal documento, il codice fiscale e gli esiti dei controlli (corrispondenza del volto, validità del documento, corrispondenza del nome).

Lo scatto del volto e il video sono dati biometrici: rientrano fra le categorie particolari di dati dell'art. 9 GDPR e ricevono le tutele rafforzate descritte più avanti.

Le finalità sono tre: permetterti di sottoscrivere il documento; verificare che sei tu a firmare, con un grado di certezza proporzionato al livello di firma richiesto; formare e conservare la documentazione del processo di firma, che è ciò che rende la sottoscrizione opponibile e difendibile.

Il conferimento non è un obbligo di legge, ma è necessario per firmare: senza i dati richiesti la firma non può essere apposta. Non è una conseguenza che scegliamo noi — è la natura stessa di una firma verificata.

Per i dati identificativi e tecnici: l'esecuzione del rapporto con il Titolare e le misure precontrattuali richieste dall'interessato (art. 6 par. 1 lett. b), e l'adempimento degli obblighi di conservazione previsti per la Firma Elettronica Avanzata (art. 6 par. 1 lett. c).

Per il documento d'identità, lo scatto del volto e il video: il consenso esplicito che presti con una casella dedicata, distinta dall'accettazione delle condizioni, prima di procedere (art. 9 par. 2 lett. a), e la necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria (art. 9 par. 2 lett. f), che è la ragione per cui questi dati vengono conservati insieme alla firma.

Sul consenso, tre precisazioni. La prima: dal 21 agosto 2026 il consenso al trattamento biometrico è raccolto con una spunta SEPARATA da quella delle condizioni di firma, ed è registrato come atto distinto — prima era compreso nell'accettazione generale. La seconda: puoi revocarlo in ogni momento per gli utilizzi futuri, ma la revoca non incide sui fascicoli di firma già formati, che restano soggetti agli obblighi di conservazione descritti più avanti. La terza: se non intendi prestarlo puoi rifiutare la firma; resta disponibile la Firma Elettronica Semplice, che non richiede né documento né volto — chiedila al Titolare, perché è lui a scegliere il livello di firma.

La verifica dell'identità comincia con controlli automatici: leggibilità del documento, corrispondenza fra il volto dello scatto e quello del documento, presenza dal vivo, corrispondenza del nome. Da questi controlli può derivare l'approvazione automatica dell'identità, oppure il rinvio a una verifica manuale.

Nessun esito negativo è mai definitivo per via automatica: quando i controlli non concludono, o concludono negativamente, il caso passa a una persona che lo esamina e decide, e ti viene indicato cosa ripetere. Puoi in ogni momento chiedere assistenza dalla stessa schermata di verifica.

I dati non sono ceduti né venduti a terzi. Sono accessibili al Titolare, che è il destinatario della firma, e al fornitore della soluzione nei limiti necessari a erogarla.

Per funzionare, il servizio si avvale di fornitori che agiscono come responsabili: chi ospita l'infrastruttura e custodisce le chiavi crittografiche, chi recapita le email e chi recapita gli SMS con i codici di verifica. L'elenco aggiornato, con l'attività svolta da ciascuno, è reso disponibile dal Titolare su richiesta.

La verifica del volto e della presenza dal vivo avviene sui sistemi del fornitore della soluzione, senza ricorrere ad alcun servizio biometrico esterno: le immagini del tuo volto non lasciano l'infrastruttura del servizio.

L'infrastruttura è collocata nell'Unione Europea e non è previsto alcun trasferimento dei dati verso Paesi terzi né verso organizzazioni internazionali.

Il documento firmato e tutta la documentazione del processo — registro degli eventi, accettazioni, copia del documento d'identità, scatto del volto e video — sono conservati per venti anni dal completamento della firma. Il termine non è una nostra preferenza: discende dagli obblighi di conservazione previsti per la Firma Elettronica Avanzata dalla normativa richiamata nelle condizioni, e per questo non può essere abbreviato, nemmeno su richiesta del Titolare.

Al termine del periodo i dati sono cancellati. La cancellazione non è automatica al minuto della scadenza: la scadenza viene registrata e la rimozione è eseguita come atto deliberato, per evitare che un errore di calcolo distrugga in silenzio prove ancora dovute.

I materiali dei tentativi di verifica non riusciti — le foto e i video che hai dovuto rifare — seguono una sorte diversa e più breve: sono cancellati dopo pochi giorni, perché servono solo a farti riprovare, non a provare la firma.

Il documento d'identità, lo scatto del volto e il video sono cifrati prima di essere archiviati, con chiavi distinte per ciascun Titolare custodite in un servizio di gestione chiavi separato dall'archivio: chi ottenesse i file senza le chiavi non otterrebbe nulla di leggibile.

Il registro degli eventi è concatenato con impronte crittografiche: ogni voce include l'impronta della precedente, così che una modifica successiva risulti rilevabile. Gli artefatti della firma sono sottoposti a verifiche periodiche di integrità, e l'accesso ai dati di verifica dell'identità da parte del personale è tracciato.

Le immagini del volto e i video non sono mai inclusi nella documentazione probatoria consegnabile a terzi: di essi resta l'esito della verifica, non il materiale.

Puoi chiedere al Titolare l'accesso ai tuoi dati, la rettifica di quelli inesatti, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati che hai fornito, e opporti al trattamento nei casi previsti (artt. 15-22 GDPR).

Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento avvenuto prima. Va detto con chiarezza cosa comporta: se lo revochi prima di aver completato la firma, il processo si interrompe e il documento non risulta sottoscritto; se lo revochi dopo, la firma già apposta resta valida e la documentazione già formata resta conservata, perché su di essa gravano gli obblighi di conservazione e l'interesse a far valere o difendere il documento sottoscritto.

Per questa ragione il diritto di cancellazione, sui dati che compongono la documentazione della firma, è limitato per il periodo di conservazione indicato sopra (art. 17 par. 3 lett. b ed e).

Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, o all'autorità di controllo dello Stato membro in cui risiedi.

Questa informativa è versionata: ogni modifica del contenuto ne alza la versione, indicata in fondo alla pagina insieme alla data di aggiornamento. Le modifiche non hanno effetto retroattivo sui trattamenti già eseguiti.